Sopimuksen muuttaminen kesken kauden (136 §) – B2G-myyjän opas lisämyyntiin ilman uutta kilpailutusta

Kun julkinen tarjouskilpailu on voitettu ja sopimus allekirjoitettu, moni asiantuntija- tai ohjelmistomyyjä kohtaa B2G-markkinan jäykkyyden: asiakas haluaisi ostaa lisää uusia ominaisuuksia, laajentaa palvelua tai hankkia lisäkoulutusta, mutta ostaja pelkää uutta kilpailutusta.

Pääsääntöisesti julkista hankintasopimusta ei saa muuttaa olennaisesti kesken sopimuskauden ilman uutta hankintamenettelyä. Hankintalain 136 § sisältää kuitenkin tyhjentävän luettelon poikkeuksista, jotka mahdollistavat joustot ja myyjän näkökulmasta lisämyynnin sopimuskauden aikana.

Tarjoavan yrityksen on tunnettava nämä mekanismit, jotta se voi aktiivisesti auttaa asiakastaan tekemään lisähankintoja laillisesti. Tässä ovat tärkeimmät lain mahdollistamat reitit lisämyynnille.

1. Vähäarvoiset muutokset (De minimis -sääntö)

Helpoin ja hallinnollisesti kevyin tapa myydä lisäpalveluita on hyödyntää lain sallimaa vähäarvoisten muutosten sääntöä.

Hankintasopimusta voidaan muuttaa ilman uutta kilpailutusta, jos muutoksen arvo alittaa kaksi raja-arvoa samanaikaisesti:

• Muutoksen arvo on alle EU-kynnysarvon.
• Tavara- ja palveluhankinnoissa muutoksen arvo on alle 10 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta (rakennusurakoissa alle 15 %).

Tämä tarkoittaa, että jos olet myynyt ohjelmistokokonaisuuden 500 000 eurolla, voit myydä asiakkaalle kesken kauden jopa 49 999 euron edestä räätälöintejä, lisäosia tai asiantuntijatyötä ilman raskaita perusteluja, kunhan alkuperäisen sopimuksen luonne ei muutu.

2. Optiot ja sopimusehdot – Lisämyynnin rakentaminen etukäteen

Ammattimaisin tapa turvata lisämyynti on hoitaa asia kuntoon jo ennen alkuperäistä tarjouskilpailua. Laki sallii sopimuksen muuttamisen ja lisähankinnat, jos niistä on selkeästi ilmoitettu jo alkuperäisissä tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Tämä on tyypillinen skenaario ohjelmisto- ja asiantuntijamyynnissä:

• Optiot: Tarjouspyyntöön on sisällytetty optioita, joilla ostaja voi myöhemmin laajentaa järjestelmää uusilla moduuleilla tai lisätä asiantuntijatunteja tiettyyn hintaan.
• Hinnanmuutosehdot: Sopimuksessa on selkeä ehto (esim. indeksointi), joka mahdollistaa hintojen tarkistamisen kesken sopimuskauden.

Tarjoajan strateginen tehtävä on vaikuttaa asiakkaaseen markkinavuoropuhelussa siten, että hankintayksikkö ymmärtää rakentaa tarjouspyyntöön riittävät optiot tulevaisuuden tarpeita (esim. teknologian kehittymistä tai lakimuutosten vaatimia päivityksiä) varten.

3. Välttämättömät lisätoimitukset ja tekninen lukko

Toinen merkittävä väylä lisämyynnille koskee tilanteita, joissa asiakkaan on pakko ostaa lisää, mutta toimittajan vaihtaminen on käytännössä mahdotonta.

Lain mukaan alkuperäinen toimittaja voi tehdä lisätoimituksia, jos toimittajan vaihtaminen:

• On mahdotonta taloudellisista tai teknisistä syistä (esim. yhteensopivuus olemassa olevan laitteiston, rajapintojen tai suljetun lähdekoodin ohjelmiston kanssa).
• Aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää haittaa tai kustannusten huomattavaa päällekkäisyyttä.

Ehto: Tällä perusteella tehtävien lisätoimitusten arvo ei saa ylittää 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Ohjelmistomyynnissä tämä on klassinen tilanne: kun ydinjärjestelmä on kerran asennettu ja integroitu asiakkaan infraan, uuden ominaisuuden kilpailuttaminen ulkopuolisella toimijalla aiheuttaisi massiivisia yhteensopivuusongelmia ja integraatiokustannuksia. Tällöin myyjä voi laillisesti tarjota laajennuksen lisätoimituksena alkuperäiseen sopimukseen.

4. Olennaisen muutoksen kielto – Missä kulkee raja?

Vaikka laki tarjoaa joustoja, myyjän on ymmärrettävä myös se, milloin muutos menee liian pitkälle ja muuttuu laittomaksi suorahankinnaksi.

Muutosta pidetään olennaisena (ja siten laittomana), jos:

• Muutos laajentaa sopimusta merkittävästi sellaisiin palveluihin tai tuotteisiin, joita alkuperäinen kilpailutus ei koskenut (et voi myydä HR-järjestelmän sopimuksen sisällä taloushallinnon ohjelmistoa).
• Muutos muuttaa sopimuksen taloudellista tasapainoa tarjoajan eduksi tavalla, jota alkuperäisessä sopimuksessa ei ollut (esimerkiksi riskien siirtäminen tilaajalle tai perusteeton yksikköhintojen valtava korotus).
• Ehtojen muuttaminen olisi alkuperäisessä tarjouskilpailussa mahdollistanut muiden tarjoajien osallistumisen tai toisen tarjouksen valinnan.

Yhteenveto myyjälle

Kun tunnet 136 §:n säännöt, pystyt toimimaan asiakkaalle paitsi myyjänä, myös neuvonantajana. Kun asiakas epäröi lisäpalvelun tilaamista kilpailutuspelon vuoksi, asiantunteva B2G-myyjä osaa analysoida tilanteen ja ehdottaa oikeaa juridista perustetta – oli se sitten de minimis -sääntö tai teknisestä yhteensopivuudesta johtuva välttämätön lisätoimitus – jolla kauppa voidaan viedä maaliin hallinnollisesti kevyesti ja täysin lain kirjaimen mukaisesti.

Usein kysytyt kysymykset

Saako julkista hankintasopimusta muuttaa kesken sopimuskauden?

Olennaisia muutoksia ei saa tehdä ilman uutta hankintamenettelyä. Hankintalain 136 § sisältää kuitenkin tyhjentävän luettelon poikkeuksista, jotka mahdollistavat muutokset ja lisäostot laillisesti.

Mikä on de minimis -sääntö sopimusmuutoksissa?

Muutos on sallittu ilman uutta kilpailutusta, jos sen arvo alittaa EU-kynnysarvon JA on tavara- ja palveluhankinnoissa alle 10 % (rakennusurakoissa alle 15 %) alkuperäisen sopimuksen arvosta – eikä sopimuksen luonne muutu.

Miten lisämyynnin mahdollisuus varmistetaan etukäteen?

Rakentamalla optiot ja hinnanmuutosehdot jo alkuperäisiin tarjouspyyntöasiakirjoihin. Tarjoajan kannattaa vaikuttaa tähän markkinavuoropuhelussa ennen kilpailutusta.