Neuvottelumenettely – Dialogia vaativa kilpailutusmuoto

Hankintalain mukainen neuvottelumenettely (34 §) poikkeaa merkittävästi avoimesta ja rajoitetusta menettelystä, sillä se mahdollistaa vuorovaikutuksen ja tarjousten muokkaamisen kesken kilpailutusprosessin. Koska menettely on hallinnollisesti raskas ja vaatii paljon resursseja molemmilta osapuolilta, sitä ei käytetä rutiinihankinnoissa, vaan laissa on määritelty sen käytölle erilliset edellytykset.

Tarjoajalle neuvottelumenettely tarjoaa poikkeuksellisen tilaisuuden esitellä ratkaisunsa vahvuuksia ja käydä aitoa dialogia tilaajan kanssa ennen lopullisen hinnan ja ratkaisun lukitsemista.

1. Milloin neuvottelumenettelyä käytetään?

Hankintayksikkö ei voi valita neuvottelumenettelyä vapaasti. Sitä voidaan käyttää pääasiassa silloin, kun hankinnan kohde on monimutkainen ja vaatii räätälöintiä.

Tyypillisiä käyttökohteita ovat:

• Laajat ja monimutkaiset IT- ja ohjelmistohankinnat, joissa valmista "hyllytuotetta" ei ole suoraan saatavilla.
• Hankinnat, jotka sisältävät suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja.
• Tilanteet, joissa teknisiä eritelmiä ei pystytä määrittelemään riittävän tarkasti etukäteen.

2. Neuvottelumenettelyn vaiheet

Prosessissa yhdistyvät rajoitetun menettelyn karsintavaihe sekä uutena elementtinä neuvotteluvaihe. Karkeasti prosessi etenee neljässä askeleessa:

• Osallistumishakemus ja karsinta: Hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen. Yritykset jättävät osallistumishakemuksen, jossa ne osoittavat taloudellisen ja teknisen soveltuvuutensa (esim. referenssit). Hankintayksikkö valitsee jatkoon pääsevät ehdokkaat (tyypillisesti vähintään kolme).
• Alustava tarjous: Valituille ehdokkaille lähetetään tarjouspyyntö, jonka pohjalta he jättävät ensimmäisen, alustavan tarjouksensa. Tämä toimii neuvottelujen pohjana.
• Neuvotteluvaihe: Hankintayksikkö käy tarjoajien kanssa neuvotteluita, joiden tarkoituksena on mukauttaa tarjouksia tilaajan tarpeisiin. Neuvotteluita voidaan käydä useita kierroksia, ja niissä voidaan käsitellä esimerkiksi teknisiä ratkaisuja, toteutustapoja tai sopimusehtoja.
• Lopullinen tarjous ja valinta: Kun neuvottelut on päätetty, hankintayksikkö pyytää jäljellä olevilta tarjoajilta lopulliset tarjoukset. Näistä ei enää neuvotella. Voittaja valitaan ennalta ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti.

3. Keskeiset huomiot tarjoajalle

Vaikka neuvottelumenettely on joustava, se ei ole täysin vapaa neuvotteluprosessi. Tarjoajan on hyvä pitää mielessä seuraavat pelisäännöt:

• Vähimmäisvaatimuksista ei neuvotella: Hankintayksikkö asettaa tarjouspyynnössä tietyt vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet. Näistä ei voida joustaa neuvottelujen aikana. Ratkaisun on aina täytettävä nämä perusedellytykset.
• Tasapuolisuus ja liikesalaisuudet: Hankintayksikön on kohdeltava kaikkia tarjoajia tasapuolisesti neuvotteluissa. Laki suojaa tarjoajan liikesalaisuuksia: hankintayksikkö ei saa paljastaa yhden tarjoajan ehdottamaa teknistä ratkaisua tai innovaatiota muille tarjoajille ilman nimenomaista suostumusta.
• Alustavan tarjouksen painoarvo: Vaikka kyseessä on alustava tarjous, sen on oltava riittävän laadukas. Hankintayksikkö voi varata oikeuden tehdä hankintapäätös jo suoraan alustavien tarjousten perusteella ilman neuvotteluja, mikäli tästä on mainittu hankintailmoituksessa.
• Resurssien varaus: Neuvottelumenettelyt ovat usein pitkiä ja vaativat tarjoavalta yritykseltä huomattavasti enemmän asiantuntijaresursseja (esim. työpajoja ja tapaamisia) kuin yksivaiheiset kilpailutukset. Tämä on syytä huomioida myynnin ja asiantuntijoiden ajankäytön suunnittelussa.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin neuvottelumenettelyä voidaan käyttää?

Kun hankinnan kohde on monimutkainen, vaatii räätälöintiä tai teknisiä eritelmiä ei pystytä määrittelemään riittävän tarkasti etukäteen (34 §) – tyypillisesti laajoissa IT- ja ohjelmistohankinnoissa sekä suunnittelua sisältävissä hankkeissa.

Mistä asioista neuvotteluissa ei voida joustaa?

Vähimmäisvaatimuksista ja vertailuperusteista ei neuvotella. Tarjotun ratkaisun on aina täytettävä tarjouspyynnön perusedellytykset.

Miten neuvottelumenettely etenee?

Neljässä vaiheessa: osallistumishakemus ja karsinta (tyypillisesti vähintään kolme ehdokasta), alustava tarjous, neuvottelukierrokset sekä lopulliset tarjoukset, joista ei enää neuvotella.