Referenssivaatimukset julkisissa hankinnoissa – Tarjoajan teknisen ja ammatillisen pätevyyden osoittaminen

Julkisissa hankinnoissa hankintayksikön on varmistuttava siitä, että tarjouskilpailun voittajalla on todelliset edellytykset suoriutua hankintasopimuksen mukaisista velvoitteista. Tätä arvioidaan asettamalla tarjoajille soveltuvuusvaatimuksia, joista tyypillisimpiä ovat aiempaa kokemusta mittaavat referenssivaatimukset.

Tarjoavalle yritykselle referenssivaatimukset ovat usein kynnyskysymys kilpailutukseen osallistumiselle. Hankintalaki (1397/2016) määrittelee kuitenkin selkeät reunaehdot sille, millaisia vaatimuksia ostaja voi asettaa ja miten tarjoaja voi ne täyttää.

Tässä artikkelissa käydään läpi referenssivaatimuksia koskevan sääntelyn keskeiset periaatteet tarjoajan näkökulmasta.

1. Vaatimusten oikeasuhtaisuus ja aikarajat (86 §)

Hankintalaki edellyttää, että kaikkien soveltuvuusvaatimusten, mukaan lukien referenssien, on liityttävä hankinnan kohteeseen ja oltava oikeassa suhteessa sen laajuuteen ja laatuun. Hankintayksikkö ei saa asettaa perusteettoman ankaria vaatimuksia, jotka rajoittavat kilpailua tarpeettomasti tai sulkevat pk-yrityksiä perusteettomasti markkinoilta.

Laki asettaa myös aikarajat sille, kuinka vanhoja referenssejä hankintayksikkö voi vaatia:

• Tavara- ja palveluhankinnoissa: Referenssejä voidaan lähtökohtaisesti vaatia enintään kolmen (3) viimeksi kuluneen vuoden ajalta.
• Rakennusurakoissa: Vastaava aikaraja on tyypillisesti viisi (5) vuotta.

Hankintayksikkö voi poiketa näistä aikarajoista ja hyväksyä vanhempia referenssejä, mikäli se on riittävän kilpailun turvaamiseksi välttämätöntä, mutta tarjoajalta ei voida ehdottomana vaatimuksena edellyttää esimerkiksi kymmenen vuoden takaista näyttöä perushankinnoissa.

2. Muiden yksiköiden voimavarojen käyttö (78 §)

Yksi hankintalain merkittävimmistä joustomekanismeista tarjoajalle on oikeus hyödyntää muiden yksiköiden voimavaroja. Jos yrityksellä ei ole itsellään tarjouspyynnössä vaadittua määrää referenssejä, se voi lainata niitä toiselta yritykseltä.

Tämä toteutetaan ilmoittamalla tarjouksessa voimavara-alihankkija. Voimavara-alihankkija voi olla esimerkiksi konsernin emoyhtiö, tytäryhtiö tai täysin ulkopuolinen alihankintakumppani.

Edellytyksenä on, että tarjoaja pystyy objektiivisesti osoittamaan hankintayksikölle (esimerkiksi aiesopimuksella tai alihankintasopimuksella), että kyseisen yrityksen resurssit ja osaaminen ovat tosiasiallisesti tarjoajan käytettävissä hankintasopimusta toteutettaessa. On myös huomioitava, että voimavara-alihankkijan on toimitettava tarjouksen liitteenä oma ESPD-lomakkeensa, jolla varmistetaan, ettei sitä koske mikään poissulkemisperuste.

3. Työyhteenliittymänä tarjoaminen (61 §)

Toinen laillinen reitti raskaiden referenssivaatimusten täyttämiseen on työyhteenliittymän (ryhmittymän) muodostaminen. Laki sallii sen, että kaksi tai useampi yritys jättää yhteisen tarjouksen.

Työyhteenliittymänä tarjottaessa ryhmittymän jäsenten referenssit lasketaan lähtökohtaisesti yhteen soveltuvuusvaatimusten täyttymistä arvioitaessa. Tämä on erinomainen strategia esimerkiksi tilanteissa, joissa hankinta on jaettu laajoihin kokonaisuuksiin, ja kahden erikoistuneen asiantuntijayrityksen yhdistetyt referenssit vastaavat tilaajan asettamaa korkeaa kokonaisvaatimusta.

4. Aloittavat yritykset ja referenssien puuttuminen

Vasta perustetulle yritykselle tiukat yritystason referenssivaatimukset voivat muodostaa markkinoillepääsyn esteen. Hankintayksiköillä on oikeus edellyttää kokemusta, eikä pelkkä henkilöstön asiantuntemus aina korvaa yritystason referenssivaatimusta, ellei tarjouspyynnössä ole erikseen sallittu esimerkiksi avainhenkilöiden aiempien työkokemusten (henkilöreferenssien) käyttämistä.

Jos tarjouspyyntö vaatii ehdottomasti yritysreferenssejä, joita yrityksellä ei vielä ole, ainoat hankintalain mukaiset tavat osallistua kilpailutukseen ovat edellä mainitut voimavara-alihankinnan hyödyntäminen tai yhteistarjouksen jättäminen kokeneemman kumppanin kanssa. Osallistuminen markkinavuoropuheluihin ennen hankinnan julkaisua on myös kriittistä, jotta hankintayksikköä voidaan perustellusti rohkaista asettamaan referenssivaatimukset tasolle, joka mahdollistaa myös uusien, innovatiivisten toimijoiden osallistumisen.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka vanhoja referenssejä hankintayksikkö voi vaatia?

Tavara- ja palveluhankinnoissa lähtökohtaisesti enintään kolmen viimeksi kuluneen vuoden ajalta, rakennusurakoissa viiden vuoden ajalta (86 §). Vanhempia referenssejä voidaan hyväksyä, jos se on riittävän kilpailun turvaamiseksi välttämätöntä.

Mitä jos omat referenssit eivät riitä?

Yritys voi hyödyntää muiden yksiköiden voimavaroja (78 §) nimeämällä voimavara-alihankkijan – esimerkiksi konserniyhtiön tai kumppanin – ja osoittamalla objektiivisesti, että resurssit ovat tosiasiallisesti käytettävissä (esim. aiesopimuksella).

Saako referenssivaatimus rajoittaa kilpailua?

Vaatimusten on liityttävä hankinnan kohteeseen ja oltava oikeassa suhteessa sen laajuuteen. Perusteettoman ankarat vaatimukset, jotka sulkevat pk-yrityksiä tarpeettomasti pois, ovat hankintalain vastaisia.