Vaihtoehtoiset tarjoukset julkisissa hankinnoissa – Mahdollisuus innovaatioille tarkkojen sääntöjen puitteissa

Julkisissa hankinnoissa peruslähtökohta on tiukka sidonnaisuus: tarjoajan on vastattava tarkalleen siihen tekniseen eritelmään ja ratkaisumalliin, jonka hankintayksikkö on tarjouspyynnössään määritellyt. Hankintalaki (74 §) kuitenkin tunnistaa, että markkinoilla saattaa olla tarjolla ostajan alkuperäistä ajatusta teknisesti edistyneempi, elinkaarikustannuksiltaan halvempi tai muutoin tehokkaampi ratkaisu.

Tätä varten laki mahdollistaa vaihtoehtoisten tarjousten esittämisen. Kyseessä on kuitenkin menettely, joka on sidottu erittäin tiukkoihin hallinnollisiin reunaehtoihin. Tarjoajan on ymmärrettävä säännöt tarkasti, jotta vaihtoehtoinen, innovatiivinen ratkaisu ei johda tarjouksen välittömään hylkäämiseen muotovirheen vuoksi.

1. Pääsääntö: Sallittu vain erikseen ilmoitettaessa

Vaihtoehtoisten tarjousten osalta lainsäädännön pääsääntö on ehdoton: tarjoaja ei saa jättää vaihtoehtoista tarjousta, ellei hankintayksikkö ole sitä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä nimenomaisesti sallinut tai edellyttänyt.

Jos tarjouspyynnössä ei ole erillistä mainintaa vaihtoehtoisten tarjousten sallimisesta ja tarjoaja päättää silti tarjota pyydetystä poikkeavaa ratkaisua, tarjous hylätään automaattisesti tarjouspyynnön vastaisena. B2B-myynnissä yleinen käytäntö, jossa asiakkaan alkuperäinen tarve haastetaan ja tilalle tarjotaan täysin erilaista konseptia, ei siis ole julkisissa hankinnoissa sallittua ilman tilaajan ennakkoon antamaa lupaa.

2. Vertailuperusteiden asettamat rajoitteet

Vaihtoehtoisia tarjouksia ei voida käyttää kaikissa kilpailutuksissa. Hankintalaki rajaa vaihtoehtoisten tarjousten hyödyntämisen lähtökohtaisesti tilanteisiin, joissa hankinnan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on paras hinta-laatusuhde tai kustannustehokkuus (elinkaarikustannukset).

Jos hankintayksikkö on valinnut vertailuperusteeksi pelkän halvimman hinnan, vaihtoehtoisten tarjousten salliminen on kiellettyä. Pelkkä hintavertailu tekee erilaisten, tekniseltä toteutukseltaan poikkeavien ratkaisujen objektiivisesta ja syrjimättömästä vertailusta käytännössä mahdotonta.

3. Vähimmäisvaatimusten täyttäminen

Vaikka hankintayksikkö sallisi vaihtoehtoiset tarjoukset, se ei tarkoita, että tarjoajalla olisi täysin vapaat kädet. Hankintalaki edellyttää, että hankintayksikön on määriteltävä tarjouspyynnössä ne vähimmäisvaatimukset, jotka myös vaihtoehtoisten tarjousten on täytettävä, sekä vaatimukset tarjousten esittämistavalle.

Vaihtoehtoisen tarjouksen on aina saavutettava sama perustoiminnallisuus tai tavoitetaso, jota ostaja on alkuperäisessä vaatimusmäärittelyssä hakenut.

4. Tarjoajan tarkistuslista vaihtoehtoisten tarjousten käsittelyyn

Mikäli harkitset vaihtoehtoisen tarjouksen jättämistä, huomioi seuraavat asiat ennen tarjouksen laatimista:

• Varmista sallittavuus lisätietokysymyksillä: Jos sinulla on valmiina selkeästi parempi tai edullisempi ratkaisumalli, mutta tarjouspyyntö ei salli vaihtoehtoisia tarjouksia, nosta asia esiin julkisessa kysymys- ja vastausvaiheessa. Voit perustellusti ehdottaa hankintayksikölle vaihtoehtoisten tarjousten sallimista markkinoiden parhaan potentiaalin hyödyntämiseksi.
• Tarkista perustarjouksen vaatimus: Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajan on jätettävä tarjouspyynnön mukainen perustarjous voidakseen jättää sen rinnalle vaihtoehtoisen tarjouksen. Jos näin on määritelty, pelkän vaihtoehtoisen tarjouksen jättäminen johtaa hylkäämiseen.
• Sopimustyypin muuttuminen on sallittua: Laki turvaa tarjoajan asemaa mielenkiintoisella yksityiskohdalla. Hankintayksikkö ei saa hylätä vaihtoehtoista tarjousta pelkästään sillä perusteella, että sen hyväksyminen muuttaisi tavarahankinnan palveluhankinnaksi tai päinvastoin. Jos ostaja on esimerkiksi pyytänyt tarjousta palvelimien ostamisesta, ja tarjoaja esittää sallittuna vaihtoehtoisena tarjouksena kapasiteetin tuottamista pilvipalveluna (SaaS/IaaS), tarjousta ei voida hylätä vain siksi, että ostotapahtuman luonne muuttuu laiteostosta palvelusopimukseksi.

Usein kysytyt kysymykset

Saanko tarjota parempaa vaihtoehtoa kuin mitä tarjouspyynnössä pyydettiin?

Vain jos hankintayksikkö on nimenomaisesti sallinut tai edellyttänyt vaihtoehtoiset tarjoukset hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä (74 §). Muuten pyydetystä poikkeava tarjous hylätään automaattisesti tarjouspyynnön vastaisena.

Milloin vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole mahdollisia?

Kun vertailuperusteena on pelkkä halvin hinta. Vaihtoehtojen salliminen edellyttää, että vertailu tehdään parhaan hinta-laatusuhteen tai elinkaarikustannusten perusteella.

Vapauttaako lupa vaihtoehtoihin vähimmäisvaatimuksista?

Ei. Myös vaihtoehtoisen tarjouksen on täytettävä hankintayksikön asettamat vähimmäisvaatimukset – vapaat kädet lupa ei anna.